Sachstand und nächste Schritte zur Digitalisierung der Verwaltung

Antrag zum Haupt- und Finanzausschuss

22.10.2024 Anträge FDP-Fraktion Kerpen

Sehr geehrter Herr Bürgermeister Spürck,

die FDP-Fraktion im Rat der Kolpingstadt Kerpen bittet, zur kommenden Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses o.g. Punkt auf die Tagesordnung zu nehmen und nachfolgenden Beschlussvorschlag zur Abstimmung zu stellen.

Beschlussvorschlag:

Die Verwaltung wird beauftragt, dem Rat oder im HFA einen detaillierten Bericht über den aktuellen Stand der Digitalisierung sowie einen Maßnahmenplan für die nächsten Schritte bis zur vollständigen Digitalisierung vorzulegen. Dieser Plan soll konkrete Meilensteine, zeitliche Abläufe und benötigte Ressourcen enthalten. Der Fokus soll hier auf den nächsten Schritten für das jeweilige nächste Halbjahr liegen.

Zudem soll auch in betroffenen Ausschüssen regelmäßig über die nächsten Schritte informiert werden.

Begründung:

Im Rahmen der Modernisierung und Effizienzsteigerung der Verwaltungsprozesse steht die Digitalisierung im Fokus der aktuellen und zukünftigen Entwicklungen. Um den Fortschritt und die Anforderungen an die Digitalisierung transparent zu machen und die nächsten Schritte zielgerichtet zu planen, bitten wir die Verwaltung, den aktuellen Sachstand darzulegen und eine Fortschreibung für die weitere Umsetzung der Digitalisierungsstrategie vorzulegen.

In vielen Verwaltungen hat die Digitalisierung in den letzten Jahren durch verschiedene Maßnahmen bereits an Bedeutung gewonnen. Zu den bisherigen Fortschritten zählen:

• Einführung elektronischer Aktenführung (E-Akte),
• Ausbau von Online-Dienstleistungen für Bürgerinnen und Bürger (z. B. Beantragung von Dokumenten und Terminen),
• Implementierung einer elektronischen Signatur und anderer sicherer Kommunikationswege,
• Aufbau einer digitalen Infrastruktur zur sicheren Datenverarbeitung,
• Schulung und Weiterentwicklung digitaler Kompetenzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Trotz dieser Fortschritte gibt es weiterhin zahlreiche Bereiche, in denen der Digitalisierungsgrad noch ausgebaut werden muss. Dazu gehören unter anderem:

• Vollständige Umstellung auf papierlose Prozesse in allen Abteilungen,
• Optimierung der internen digitalen Arbeitsabläufe und deren Vernetzung,
• Erweiterung des Angebots an digitalen Bürgerservices,
• Implementierung von KI-gestützten Systemen zur Automatisierung von Routineprozessen.

Für die konsequente Fortsetzung und den Abschluss der Digitalisierungsmaßnahmen sind aus unserer Sicht folgende Schritte notwendig:

• Bedarfsanalyse: Erfassung und Auswertung der aktuellen Anforderungen der Bürger und Verwaltungsmitarbeiter, um Lücken und Potenziale zu identifizieren.
• Planung der Infrastruktur: Ausbau der technischen Infrastruktur, insbesondere im Bereich Datenmanagement und Cybersicherheit, um zukünftige Anforderungen erfüllen zu können.
• Ausweitung digitaler Angebote: Bereitstellung weiterer Online-Dienste, insbesondere im Bereich der bürgernahen Verwaltung.
• Förderung der Mitarbeiterkompetenzen: Fortbildung und Schulungen im Umgang mit neuen Systemen und Technologien.
• Erarbeitung einer Strategie zur kontinuierlichen Weiterentwicklung: Festlegung eines Prozesses zur regelmäßigen Überprüfung und Anpassung der Digitalisierungsstrategie.
• Zieldefinition und Erfolgsüberwachung: Definition messbarer Ziele (z. B. Anzahl papierloser Vorgänge, reduzierte Bearbeitungszeiten) und deren regelmäßige Kontrolle.

Die Verantwortliche für diesen Bereich möge erläutern, an welchem Punkt die Verwaltung der Stadt Kerpen derzeit steht.