Abschaffung von Faxgeräten in der Verwaltung

Antrag zum Haupt- und Finanzausschuss

07.11.2023 Anträge FDP-Fraktion Kerpen

Sehr geehrter Herr Bürgermeister Spürck,

die FDP-Fraktion im Rat der Kolpingstadt Kerpen bittet, zur kommenden Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses o.g. Punkt auf die Tagesordnung zu nehmen und nachfolgenden Beschlussvorschlag zur Abstimmung zu stellen.

Beschlussvorschlag:

1. Die Verwaltung wird beauftragt, die tatsächliche Anzahl von analogen /physischen Faxgeräten zu ermitteln, die bisweilen innerhalb aller Dezernate und Ämter selbst sowie der der Verwaltung zugehörenden Bereiche wie Schulen, KiTas, Feuerwehren und aller kommunalen Unternehmen zur Verwendung kommen. Hierbei ist zwischen Einzel- und Kombinationsgeräten aufzuschlüsseln.
2. Ferner wird die Verwaltung beauftragt, den kompletten Faxempfang schnellstmöglich zu digitalisieren und z.B. mittels Fax2Mail und Mail2Fax zu organisieren.
3. Die ermittelten Fax-Geräte aus Punkt 1 werden im Zuge der Umstellung nach Möglichkeit entfernt (Einzelgeräte) bzw. nicht mehr genutzt (Kombinationsgeräte).
4. Auf eine Neuanschaffung von Faxgeräten wird ab sofort verzichtet.

Begründung:

Faxgeräte sind das Sinnbild verstaubter Bürokratie schlechthin: langsam, analog, technisch vorsintflutlich und im Rahmen der Digitalisierung einfach nicht mehr zeitgemäß. Die Verwendung von analogen Faxgeräten erfordert Papier, Strom und Druckertinte sowie Anschaffung, Wartung und Entsorgung des Endgerätes. Das Versenden und Empfangen von Faxen über herkömmliche Geräte stellen somit eine deutlich höhere Ressourcen- und CO2-Belastung dar. Anschaffung, Wartung, Betrieb (Strom), Papier, Toner/Patronen, manuelle Arbeitsprozesse und Leitungsgebühren sind angesichts des heutigen Standes der Technologie unnötig und können vermieden werden.

Das digitale Empfangen und Versenden von Faxen hat weitere Vorteile:

• Bündelung und Digitalisierung der Kommunikationskanäle,
• Ortsunabhängiger Versand und Empfang von Faxen,
• Bessere Organisation, Archivierung und Auffindbarkeit von Faxen,
• Bessere Gewährleistung des Datenschutzes

In einem gemeinsamen Antrag fast aller Fraktionen im Rat der Stadt Köln zum Thema wird von einem nicht unerheblichen 6-stelligen Einsparpotential gesprochen, den der Wegfall der Faxgeräte bewirkt (AN/1586/2023 vom 18.09.23 sowie 4329/2022 aus dem Digitalisierungsausschuss). Laut Beschluss und Pressemeldung will die Kölner Stadtverwaltung nun bis 2028 die letzten Faxgeräte aus den Amtsstuben verbannen und durch digitale Lösungen ersetzen.

Die Kolpingstadt Kerpen sollte dem zukunftsweisenden Beschluss der Kölner Verwaltung folgen und somit sowohl einen wichtigen und richtigen Beitrag zum Umweltschutz als auch zum Haushalt leisten.